-
- Wijzig het filter links in Alle jaren.
- Controleer fouten bij het schrijven van de ritafstanden. Zie je een uitroepteken naast kilometers staan (bovenaan, onder VERBRUIK), dan heeft iemand een keer iets verkeerd ingevuld. Ga naar tabblad RITTEN, klik op Toon lijst, zodat het overzicht verschijnt. Zoek nu een getal in rode kleur; hier ging iets niet goed.
- Controleer de Kosten per km: klopt de overeengekomen prijs nog met de werkelijke?
- Zie je een saldo in het rood? Attendeer de deler dat hij nog moet bijbetalen.
- Er zijn betalingen vooraf (voorschot) of achteraf voor de gemaakte rit:
- de deler maakt het bedrag over naar de rekening van de eigenaar.
- De eigenaar voert de overboeking in als “voorschot” (tab Overzicht – transactie toevoegen – voorschot). Hij doet dit periodiek, bijvoorbeeld eens per maand
- De benzinekosten: delers en eigenaar voeren deze in het systeem in als brandstof (tab Declaraties – brandstof)
- De auto-eigenaar registreert nog meer: alle werkelijk betaalde kosten, zoals onderhoud, verzekering, belasting etc. En ook de fictieve kosten voor de afschrijving. Deze registreert hij op tab Overzicht – transactie toevoegen – afschrijving, verzekering, belasting etc.)
- De eigenaar betaalt alle vaste kosten uit deze rekening.
- Het is nu eenvoudiger om de administratie taak van het invoeren van kosten in het systeem aan een andere deler over te dragen.
Alternatief: geen aparte rekening; alles komt binnen en gaat uit van de privérekening van de auto eigenaar. Het hangt van de rekening en het aantal overmakingen af of dit werkbaar is.
NB: het systeem neemt bij het bepalen van de km prijs nog niet de uurprijs mee.
Ook is uit het systeem niet duidelijk hoeveel de eigenaar ermee verdient of op verliest.
Vincent gaat proberen dit er nog in programmeren. Mogelijk komt het dan als extraatje uitgerekend en al op de overzichtspagina.
Maar je kan het ook zelf uitrekenen. Een andere oplossing: zet alles op een aparte rekening; dan moet ook de eigenaar zijn ritten en gemaakte benzinekosten daar declareren. Als er geld over blijft, of te kort is, moet de km prijs worden aangepast.
Zorg eerst dat je alle onkosten heb ingevoerd: alle voorschotten, de wegenbelasting, verzekeringskosten, afschrijving.
Zelf berekenen: gebruik het overzicht met filter op Alle jaren; en gebruik de gearceerde velden.
- eigenaar: eigen ritkosten: het bedrag dat hij kwijt had moeten zijn op basis van zijn ritten en uren.
Deelnemers – Eigenaar- Kosten: Bedrag A (in het voorbeeld: 13.508,34) - inkomsten via voorschot: totaal aan stortingen van delers. Transacties – Voorschotten: Bedrag B (17.142)
- inkomsten via brandstof delers, brandstof betaald door de delers: Transacties – Eigen betalingen minus eigen betalingen Eigenaar: eigen betalingen: Bedrag C (4.315,02 – 3.414,18) = 900,84
- totaal kosten: Verbruik – Kosten: Bedrag D (18.402,99)
- verrekening positief saldo delers: bedrag E (1292,09-47,5)=1.244,59
- afschrijving: Kostenposten: afschrijving: bedrag F
Bereken nu: A+B+C-D-E-F. Dit bedrag is er over of tekort. In het vb: 11.903,6 over. Te danken aan een geheel verkeerde km prijs. En dat klopt; want deze getallen komen van de probeerplaats, waar maar wat is ingevuld.